如何專業而幽雅地回復審稿人意見?

回復審稿人意見是在同行評議期刊上發表論文的最後一個需要突破的難關。一篇成功的回復信能促進文章快速發表,而意見回復不當可延誤文章接收,重則導致文章被拒。因此,本文旨在給讀者提供一些撰寫回復信的策略和技巧。許多公眾號推文已涉及回復審稿意見的方法,本文是筆者一傢之言,僅供參考。

【閱讀編輯郵件】

回復審稿意見的第一步是明確審稿人和編輯的要求和問題。絕大部分期刊的編輯會將審稿人的意見以Decision Letter的郵件告知通訊作者。一般一作負責回復審稿人意見並統領起草回復信工作。那麼一作收到審稿意見後需要做些什麼呢?

1. 完整地閱讀郵件。Decision Letter一般遵從如下格式:

  • 1)評審結果:拒稿(Rejection)、大修(Major Revision)、小修(Minor Revision)或接收(Acceptance)。收到拒稿後可申訴(Appeal),但申訴成功概率小。本文僅探討回復信的寫法,不涉及申訴方法。另外,有關大修和小修的區別請參見附錄。接收結果多出現在文章經修改後再投的情況。
  • 2)審稿人意見:一般2-3人。最後一位審稿人可能是仲裁者(Adjudicative Reviewer),這位審稿人在給出自己意見前會審閱所有審稿人意見。
  • 3)編輯部意見:多是有關修改文章格式、圖片排版或材料齊備性等方面的要求。措辭多為模板化語言。有關編輯部意見的回復也需要囊括進回復信裡。

2. 從Decision Letter 中確認以下內容:

  • 1)截止日期:雖然一般投稿系統會在臨近截止日期時給作者發送郵件提醒,但事先明確期限有利於安排進度,避免慌亂。此外,若有申請延期的需求,需在截止日期之前向編輯部申請。
  • 2)評審結果(見上文)。
  • 3)審稿人和編輯部意見:讀郵件時可順手創建一個文檔,用於將各意見按審稿人順序編號,便於後續回復。檢查是否有模糊、讀不懂的意見或審稿人之間是否有互相矛盾的意見。

這一步做完後可將審稿意見轉發給所有作者,使大傢清楚所投稿件目前的狀態,也便於後續聯絡各作者討論並就補充實驗或回復策略展開討論。

【意見分析】

1. 如果意見中有負面評價,盡量克制自己罵人的沖動,冷靜地分析意見所指出的問題到底是空穴來風還是言之有物。

  • 其實編輯部給修改文章的機會就代表期刊中意發表你所投文章,沒必要對負面評價產生恐慌。另外,負責的審稿人所提出意見是為瞭讓文章的質量上一個臺階,本意是好的。如有必要,可將意見放置一天,等心情平復後再來審閱。
  • 如果審稿人意見是因為誤解瞭文章信息,除瞭在回復信中解釋清楚外,最好還要反思是否是行文不清,能否對產生誤解的部分進行修改,避免讀者產生類似誤解。總之,誠意要足。

2. 將意見按回復難易程度分類:

  • 甲:可快速、輕松處理的意見,包括:添加文獻、編號錯誤、拼寫錯誤等;若所要求添加的文獻超出文章范疇,可拒絕並陳述理由;
  • 乙:需要時間處理的意見,包括:額外實驗數據討論、一作實驗團隊可補充的實驗等;
  • 丙:需要其他團隊參與的意見,包括:需要其他作者團隊開展的補充實驗等;
  • 丁:模糊、互相矛盾的意見。

針對甲、乙類意見,一作應帶頭盡快開展回復、補充工作。針對丙類意見需聯系合作者商討補充實驗的可行性和必要性。針對丁類意見需向編輯部詢問。特別是遇到意見相左的情況,需要弄清編輯部期望作者根據何種觀點回復。

【撰寫回復信】

1. 準備撰寫回復信前可就自己對於各意見的理解和回復策略與通訊作者和其他作者討論,確保大傢對問題的理解一致,確定回復策略或內容,避免後續因作者們觀點不一而大改。

2. 開始撰寫回復信。這裡提供LetPub公司提供的三條黃金法則:

第一,回答要完整。所有的疑問、建議、評論皆需回復。回復時做到:

  • 論述清晰明瞭。請尊重審稿人的時間和精力,切忌漫無邊際的論述。言簡意賅地陳述最核心思想。一般回復第一句或第二句就要開始回答問題。要警惕言多必失;
  • 逐條回復。各條回復之間不要穿插。若確需將回復指向先前的某條回復時,請清晰地在回復中指明,勿做過多展開;
  • 回復結束後告知審稿人和編輯針對此條意見的修改已反映在原文何處。最好將修改部分貼到回復信中,避免審稿人來回翻閱回復信和原文。筆者審稿時傾向在回復後直接看到原文修改內容,節省時間。若擔心粘貼修改部分會使得回復信變得累贅,則一定要清晰指明修改位置(頁號、行號、左/右欄等)。給審稿人方便,審稿人也會給你方便;
  • 對於過泛的修改意見,如語言潤色等,無需批註所有修改位置;
  • 一般審稿人的每條意見的回復均需要或多或少地添加到修改文章中。如果作者認為某些意見不適於添加到文章中時,需在回復信中解釋不添加的原因。

第二,回答要有禮節。回復信不是吵架的平臺,爭辯需要有理有據。

  • 回復信往往會送回原審稿人閱讀,不要無端招惹麻煩,導致拒稿;
  • 將編輯和審稿人視為合作者。專業、負責的審稿人和編輯的意見終歸還是為瞭提升文章的品質;
  • 對編輯和審稿人的付出表示感謝。感謝的話在回復信開頭和結尾點明就好,無需在回復每條意見前都感謝一句,顯得拖沓。即便要逐條感謝,也請改換感謝句式,不要千篇一律;
  • 反對審稿人意見時不可僅表達反對。審稿人不是神,他們的意見不用全盤接受,但也不能隨意否定、人身攻擊。否定時請拿出確鑿的證據和令人信服的理由。如下表達反對意見的句式都是可取的:

We respectfully disagree with… because…

You have raised an important point. However, we believe that … more appropriate, because…

第三,回答要有依據。依據包括:

  • 新增實驗結果;
  • 已發表文章、書籍中的結論(需引用文章,可包括作者自己的工作),但其說服力不如自己做出的實驗結果強;
  • 新增討論。

【新增實驗的應處策略】

雖然目前由於疫情原因,不少期刊開始呼籲審稿人在要求增加實驗時三思,但若遇到審稿人確要補充實驗時能如何應對呢?我們可以根據補充實驗對文章的價值來確定:

1. 若補充實驗對於文章質量可產生質的提升:

  • 可在截止日期前完成相關實驗的話則完成並討論相應結果;
  • 無法在截止日期前完成相關實驗,可考慮:
  1. 告知審稿人和編輯無法完成實驗的原因並肯定建議的實驗對文章的正面影響;
  2. 引用相關文獻替代補充實驗可能獲得的結論;
  3. 能否進行替代實驗?如要求測試BET比表面積,可否通過染料吸脫附測試替代?闡明替代實驗的可行性。若替代實驗優於建議的實驗就更好瞭。
  4. 能否對文章內容進行修改以保證結論與現有實驗一致?
  • 如果無法增添新實驗,可將審稿人的相關意見作為文章今後工作或研究局限陳述。回復時理由一定要清楚到位;
  • 如果確無法完成新實驗又擔心這麼做會導致拒稿,請聯系編輯說明情況。

2. 若補充實驗對於文章質量無核心提升,僅是一些有趣的點子:

  • 感謝提議並解釋為何建議實驗超出瞭研究范圍;
  • 將這些實驗作為今後研究方向並在結論中陳述。

【回復信內容建議】

  • 若涉及編輯和審稿人意見之外的修改,需要在回復信最後寫明。一般不建議自行修改,畢竟言多必失;
  • 完全展現審稿人的意見。有些回復信中省略瞭審稿意見開頭的評論部分。保留這部分內容可讓其他審稿人知曉編輯評審結果的依據。一篇文章收到兩個正面評論,一個負面評論,則給出負面評論的審稿人可能在看到兩個正面評論和編輯的結論後改變自己最初的意見。此外,有時候審稿人會在評論部分也提出修改意見,盲目省略可能漏回審稿意見;
  • 不同審稿人的意見請單獨列舉編號,切忌雜糅,更忌合並一同編號;
  • 回復信寫完後,請所有作者審閱校對。避免明顯的語法錯誤。確保一開始討論的回復策略有被正確執行;
  • 修改時最好不要在一日之內反復修改。放一晚,第二天早上再來修改,你會找到很多前一天怎麼都看不到的錯誤。但請確保在截止日期之前上傳回復信及相關文件。

【修改文章的投稿信】

將修改後的論文再次投稿時最好也附上一封投稿信。需註意的點包括:

  1. 註意編輯信息。如果一投編輯和發來審稿意見的編輯非同一人,第二次投稿需寫後者;
  2. 註明文章標題和文章編號(Manuscript ID);
  3. 若涉及作者增減,需陳述相關理由。部分期刊要求章所有原作者簽字同意增減;
  4. (可選)整體總結修改內容。指明詳細信息見逐條回復信;

【附錄】

大修一般會發回原審稿人重審,小修則一般僅由編輯審閱。

大修原因

  • 缺失重要討論、信息;
  • 文章結構松散、混亂,嚴重影響閱讀;
  • 圖和表格內容錯誤、使用不當;
  • 行文不清;需要重寫或深度編輯
  • 需補充實驗和分析討論;
  • 信息互相矛盾;
  • 結論、數據討論有誤;
  • 新穎性缺乏(這條對於高影響力的期刊一般是拒稿的最主要原因)。

小修原因

  • 行文有少量語法錯誤;語言需要煉;
  • 圖題補充、修改;
  • 格式問題;
  • 需移除累贅內容;
  • 增添少量分析討論。

大、小修基於涉及的問題類型,與所需修改的條目多寡無關。

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